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仕事が遅いと感じてる方へ!仕事の作業効率を上げる方法

      2015/10/16

仕事の作業効率を上げるためには、普段から情報を整理し探しやすいようにしておくべきです。また作業前に、やらなくてよいことを見極め、作業範囲を減らすことも有効です。さらに単純作業など、似たような作業をまとめて行うことも有益です。では早速、具体的にどのようにすれば作業効率が良くなるのか?詳しく話していきたいと思います。

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普段から情報を整理し探しやすいようにしておく

仕事の作業効率を上げるうえでは、普段から情報を整理し、いざという時に探しやすいようにしておくことが大切です。例えば、机の上や引き出しの中を見ると、様々な書類が乱雑に置かれている人を見かけます。これでは、何がどこにあるのかがわからず、上司から「あの取引先の資料を見せてくれ」などと言われた時に、探し出すのに時間がかかってしまいます。

また、パソコンの中のファイルも、適当に保存しておいたり、ファイル名をいい加減につけたりする人がいます。これだと、提案書や報告書を書く時などに、参考にしたいファイルがどこにあるのか、検索するだけでも一苦労です。このように、情報を乱雑に扱っていると、それを探すのに時間がかかり、極めて非効率なのです。

机の上や引き出しの中は、資料の内容ごとにクリアファイルに入れて、付箋を貼って資料名を明らかにしておくなどしましょう。またパソコンの中も、ファイルの内容ごとにフォルダに入れて、適切なフォルダ名・ファイル名をつけておくようにしましょう。こうしておけば、情報が整理されてすぐに引き出せるようになるはずです。

作業前にやらなくてよいことを洗い出し作業範囲を狭くする

また仕事の作業効率を上げるためには、作業自体をそもそも減らすことも大事です。特に業歴の長い会社に勤めていると、以前からやってきたというだけで、続けていることがよくあります。またキャリアの長い年配の上司だと、長年のやり方が染みついていて、不要なことでも部下にやらせている場合があります。

このように、前例踏襲主義が浸透していると、作業範囲が膨大になり、仕事量が多くて時間がかかってしまいます。こうした非効率な無駄を省くためにも、作業内容を見直すべきです。仮に上司から何らかの作業を命じられた場合、その目的や納期から考えて、絶対にやるべきことと別にやらなくてもよいことに分けましょう。

そのうえで、上司の了解も得ながら、やらなくてよいことを削っていきます。そうして作業範囲を減らしたうえで作業に取りかかれば、効率的に作業を行えるはずです。これを個人レベルにとどめず、会社全体で行えば、業務の効率化がかなり進み、コストの削減にもつながるでしょう。

似たような作業は出来る限りまとめて行う

仕事の作業効率を上げるうえでは、似たような作業は出来る限りまとめて行う方が得策です。仕事にはその性質により様々な種類があります。例えば1人の仕事でも、データの入力や宛名書きといった単純作業、取引先への提案内容の検討といった考える作業というように分かれます。

またこの他にも、会議を開いて複数人でアイデアを出しながら検討するという作業もあります。仮にこれらの異質な作業を交互に続けて行うと、思考回路を逐一切り替える必要が生じ、頭がすぐに切り替わらず、その分時間の無駄になってしまいます。そうならないように、似たような作業は、出来る限りまとめて連続して行うべきです。

例えば、朝はまだ頭が十分働いていないので、単純作業を集中してやります。その後頭が回り出したら、考える作業をまとめて行います。会議については、他のメンバーの都合もあるので調整が難しいでしょうが、出来るだけ近い時間帯にまとめるとよいでしょう。いずれにせよ、思考を連続させることが、作業効率を上げることにつながります。

作業の内容や方法をノウハウとして蓄積し次回に生かす

仕事の作業効率を上げるために欠かせないこととして、ノウハウを蓄積して次回に生かすということがあります。例えば、人事部が従業員の人事評価を行う場合を考えてみましょう。通常は、従業員に関する評価データを収集し、それを集計して、評価の一覧表を作成したりします。こうした作業をするうえで、毎回気づいたことや改善点があるはずです。

仮にそのまま放置しておいたら、次回の評価時にまた同じことに気づいてやり直さなければならず、時間が無駄になります。1回の経験を1回だけで終わりにするのはもったいないのです。そこから気づいたことや改善点をノウハウとして蓄積し、作業マニュアルに反映させるなどして、定着させる必要があります。

そのうえで次回の同じ作業に生かせれば、時間を短縮できて効率的になります。仮に違った作業をする場合でも、応用して生かせる部分があるかもしれません。とにかく、長期的スパンで先を見据えて作業効率を上げる努力をする必要があります。

おわりに

ただ漫然と仕事をしていても、作業効率を上げることはできません。普段から情報を整理し検索しやすくしておく、やるべきことを見極めて作業範囲を狭くする、似たような作業は連続させ思考を途切れさせない、といったことが大切です。さらに、そうした作業の中で得たことをノウハウとして蓄積し、次回に生かすことも必要です。これらを実践していくことで、作業時間が短縮され、効率的に仕事ができるようになるでしょう。

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