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デスク周りをスッキリ整理して仕事の作業効率もアップ!

      2016/01/07

あなたのデスク周りはどうなっていますか。席についたらすぐに気持ちよく仕事でできる状態でしょうか。小物が出しっぱなしで収納されていないなんてことありませんか?仕事がしづらいと思うならばデスク周りの物を整理整頓をして仕事効率を上げましょう。

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あなたの机の上はどんな状態ですか?

パソコンでの仕事が増えてペーパーレスと言われる時代ですが、それでも書類は増える一方です。机の上に書類が山積みになっていませんか?山積みになった書類に埋もれて仕事をしていませんか?机の面積、書類に奪われて小さくなっているのではないでしょうか。山積みになった書類はがけ崩れ(書類崩れ)寸前ではないでしょうか。

それでは仕事ははかどりません。本来の机の広さに戻しましょう。書類は必要なものか否かまずは見極めましょう。必要のない書類は直ちにシュレッダーにかけます。必要かもしれない、必要な書類は同じクリアファイルに入れてとっておきます。特にファイルの大きさがばらばらだと収納がしづらく手に取りにくくなります。クリアファイには項目ごとに名前を書いて付箋を付けます。それが億劫な人とはインデックス付きのクリアフォルダーがお勧めです。

ファイルはファイルボックスに入れて立てて収納します。インデックスでファイルに何が入っているかすぐにわかります。すぐに手に取ることができます。月1~2回、(たとえば月初、中旬)にファイルの中を整理整頓します。必要ないものはシュレッダーにかけましょう。書類は絶対に山積みにしないこれは鉄則です。

商品カタログの整理整頓をする

仕事で使用するカタログも置き方によっては仕事の効率を悪くしてしまいます。そのままにしておかず、商品アイテム若しくは使用するアイテムが多い方はメーカーごとにファイリングをします。ファイルに綴じて、見たいときにすぐわかるように背表紙にはラベルテープ、時間がない方は付箋などにアイテム名を書いて貼り付けておきます。

何のカタログがすぐにわかります。そのカタログも必要がなくなったら破棄することは忘れずに。今は各メーカーのホームページでカタログを見ることができます。その点も忘れずに整理整頓をしましょう。このファイルはデスク周り、たとえばパソコンの横やもしくは机の一番下の引き出しに入れておいても良いです。

小物などを入れておく引き出しの収納

机の一番上の薄手の引き出しは使いこなせていますか?この引き出しは何を入れていますか?文房具が机の上に置きっぱなしだとすぐに使えるようで使いづらいです。そしてデスクが狭くなってしまい仕事効率は落ちてしまいます。それならば一番上の引き出しをしっかりと利用して収納をしましょう。

引き出しの中にそのまま文房具や小物を入れてしまうと、ぐちゃぐちゃごちゃごちゃで使いたいときにすぐに使えません。だからこそ利用したいのが、デスク内の整理トレーです。100円均一や文房具取扱店、無印良品などで簡単に手に入ります。使用する文房具、小物ごとに仕切りがついていて使いやすいように入れていきます。ポイントは必要な数量の小物を入れておくことです。何本もシャープペンシルやペンは必要ありません。消しゴムは1つあれば十分です。たくさん入れ過ぎないことも整理整頓のポイントだということを覚えておいてください。

適当に入れられたホッチキスが引っかかって引き出しが開かないなんてこともありません。押印したいときに印鑑が見つからないことだってありません。引き出しを開ければ一目瞭然。すぐに使えます。ポイントを押さえれば、小物の引き出し収納の完了です。

ケーブル、コード類の整理整頓をする

パソコン、USB、充電器・・・デスク周りにケーブル、コード類があふれていませんか?このケーブル、コード類が絡まり合ってイライラなんてことは嫌ですよね。このケーブル類をキレイに整理整頓してしまいましょう。

ケーブル類の整理整頓方法はいくつかあります。机の端にダブルクリップを挟み、クリップの取っ手部分にケーブルの先(USB等の差し込み口)を入れておきます。身近にある文房具での整理整頓術です。普段あまり使用しないケーブル類は1つ1つ束ねます。そして引き出しに絡まらないように収納しておきます。

あふれかるようならば、束ねたケーブルを小さ目のボックスに収納します。ほこりよけにもなって便利ですよ。ケーブルの整理整頓グッズはファッショナブルなものが100円均一文房具店で簡単に手に入ります。自分にあったグッズを利用して整理整頓してみてくださいね。

電話機は利き手と反対側に置く

電話をしながらメモを取ることありますよね。メモを取ることは仕事をする上で必須です。右利きの方ならば右手でメモをとりますよね。電話の受話器は必然的に左手で持ちます。右側に電話機があると電話もメモもしづらく仕事効率は落ちます。電話機は利き手と反対側に置きます。電話機の置き場所は一定にしておきましょう。仕事の流れの中で電話機の場所をころころと変えてしまうと仕事がしづらいです。

パソコンのデスクトップを整理整頓する

パソコンのデスクトップにいろいろな資料がちりばめられていませんか?どのデータをクリックすればいいのかわからないくらいになっていると、デスクトップ上で資料を探すのに一苦労します。探している時間が無駄ですよね。データ資料はアイテムごとにホルダーを作成します。その中に合致するファイルを入れます。

1つのフォルダーにデータを入れ過ぎて必要な時に見つからないのでは意味がありません。そのフォルダー内にも同じくフォルダーを作成しデータを分けて保存しましょう一定期間ごとに整理整頓をすることを心掛けましょう。不要となったデータは削除します。必要か不要か迷うものであらば「一時フォルダー」を作成しておきます。不要となれば削除してください。削除する前にバックアップをとっておくことも忘れないでくださいね。

おわりに

デスク周りの整理整頓は文房具やファイルは使ったら元の場所に戻すということが鉄則です。せっかく整理整頓をして収納をしたファイルをそのまま机の上に置きっぱなしでは、迷子になってしまいます。使ったら元の場所に戻す、定期的に整理整頓をするこれだけで仕事効率は上がり、「仕事のデキル人」になります。

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