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ビジネスでよく使うお礼メールの書き方と例文を紹介!

   

ビジネスでは、お世話になった人に対して、後日お世話になったことを感謝するお礼メールを送る機会があります。一口にお礼メールといっても、接待のお礼から資料請求のお礼・契約をしていただいたお礼など、様々な種類があります。ここではシチュエーション別に、よく使うお礼メールの書き方と例文をご紹介したいと思います。

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ビジネスでお世話になった方にお礼のメールを送る時期とは?

お礼メールは、お世話になったことへの感謝が相手の取引先や上司に伝わることを第一に心がけて書きます。感謝を伝えるためには、なるべく早めにお礼メールを送ることも重要なポイントの一つです。

お礼メールの送信が遅れてしまうと、「自分のことが軽視されている・後回しにされている」と相手に受け取られてしまい、感謝が伝わるどころかかえって悪印象を与えてしまうことにもなりかねません。ですから、お世話になった日から一両日中にはお礼メールを送るように心がけましょう。

ビジネスマナーの基本!お礼メールの基本的な書き方について

メールの件名

お礼メールの件名は、「御礼」や「お礼」などの比較的フォーマルなものや、「〇〇の御礼」などといった何に対してのお礼なのかを明示したもの、「〇〇いただきありがとうございました」などといった短文としたものが一般的です。

基本的に、一大イベントなど、メールを送信する相手も何に対するお礼なのかがすぐに分かる場合は、「御礼」などとすることが多く、「〇〇いただきありがとうございました」などは、食事会などそれほどフォーマルではないシチュエーションで用いられます。

メールの構成

お礼メールは、お礼を伝えることが主体です。ですが、お礼を伝えるだけではなく、今後のビジネスに繋げられるような内容を盛り込むと、より効果的です。

メールの構成としては、最初に「お世話になったことへの感謝」を、続いて必要に応じて「感想」を書きます。「感想」は、例えば上司に出張へ同行してもらったのであれば「今後の自分のビジネスにおけるキャリアアップに向けての決意」、接待のお礼であれば「相手先との関係強化へのお願い」など、適当な文章を状況に応じて作成するようにします。

どのようなことに対するお礼であってもメール冒頭の「お世話になったことへの感謝」は似たり寄ったりになってしまいます。ですから、それに続く部分で効果的な文面を入れることができると、印象の良いメールになります。

メールの文体

メールの文体は、メールを送る相手との関係にもよりますが、基本的にはフォーマルな言い回しを使用します。丁寧な、きちんとした文体にするのはもちろん、何に対してのお礼なのかもはっきりさせて書くようにしましょう。

例えば、「先日は、ありがとうございました。」だけではなく、「先日は、〇〇に〇〇していただき、ありがとうございました。」などといった具体的な内容を盛り込むことで、お礼メールにつきまといがちな、テンプレートにあるような画一的な事務メールであるという印象を和らげることができます。

また、ただ単に「終わったこと」に対するお礼にとどまらず、相手との「これから」の関係に対する期待を盛り込むのも重要なポイントです。これらのポイントを抑えておけば、気の利いたメールが作成できるでしょう。

ビジネスシーンで使える!お礼メールの例文を紹介

飲み会のお礼メールの例文/文例

取引先などから、飲み会に誘っていただいた場合の文例を紹介します。このような場合は、飲み会で楽しむことができた、という点が相手に伝わるように、控えめながらも感情を盛り込んだ文面にすると好印象です。

また相手との立場関係によってはないほうがよい場合もありますが、下記のような形で飲み会で出た話題など、あまり問題にならない程度の内容で付け加えると、一層親しみの持てる文面になります。

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先日はお招きいただき、ありがとうございました。貴重なお時間を、〇〇(相手先)様をはじめとする〇〇(相手先の企業や団体)のみなさまといっしょに過ごすことができ、心より感謝申し上げます。

おかげさまで、本当に楽しいひと時を過ごすことができました。特に(印象に残った内容)のお話は、大変印象に残っており、今後のビジネスにも参考にさせていただきたく存じます。今度は、ぜひ当方からもお返しをさせていただきたいと思います。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

出張のお礼メールの例文/文例

続いては、自社の上司に、出張に同行してもらった場合の文面です。この場合は自分のスキルアップなど、将来の成長と関連付けてメールを作成するのも好印象です。

また上司へのお礼は、通常社内メールで送信することが多いでしょう。その場合は、メールチェックの時にゆっくりと読んでもらえるように、朝の定時よりも少し前に送信するのがベターです。

おはようございます。〇〇です。

先日は、〇〇(行き先)への出張に同行していただき、ありがとうございました。おかげさまで、出張では大きなトラブルもなく無事終えることができました。様々な場面で、多くの心遣いをいただいた事、改めて感謝申し上げます。

今回の出張を通じていただいたアドバイスを糧として、今後も職務に邁進してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

契約締結のお礼メールの例文/文例

相手先と契約を結んだ場合のお礼の文面です。契約を結んでいただいたことに対してのお礼と、今後のさらなる取引拡大へのお願いおよび相手の期待に答えていく決意の3点がメインとなるように作成します。基本的にはフォーマルな言い回しで作成します。

日頃は格別のお引き立てを賜り、ありがたくお礼申しあげます。〇〇株式会社の〇〇でございます。

さて、このたびは弊社と〇〇を契約していただき、誠にありがとうございます。弊社といたしましては、貴社のご期待に添うことのできるサービスを提供するべく、全力で努力する所存でございます。もし、お気づきの点がございましたら、なんなりとお申し付けください。

今後とも、末永くお取引いただけますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。

おわりに

お礼メールは、ビジネスシーンによって文体や内容などの細かい変更が必要ですが、大枠はあまり変わりません。ですから、「変わらない」箇所を先につかんでしまえば、そのほかの「変化をつける」箇所で差をつけることができ、よりシチュエーションにあったメールを作成できるようになります。

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